Una boda destino puede sonar muy «acá» en nuestros CV´s como planners, sin embargo organizar una boda por primera vez en un destino que tal vez te sea familiar de manera turística pero que en temas de trabajo es totalmente desconocido puede llegar a representar un gran reto.
La semana pasada tuve la oportunidad de estar en Valle de Bravo para realizar la boda destino de Lore & JC y aunque no era mi primer boda destino (fuera de Puebla) representó grandes retos, a lo largo de mi carrera he realizado bodas destino en Ciudad de México, Veracruz y Cancún pero como todo mundo sabe me siento como «pez en el agua» en Puebla. Todas las bodas que se realizan fuera de la ciudad donde radicas, representa un reto extra que le pone aún «más chispa» al proceso de planeación y requiere de la entrega de «más corazón» para que todo salga como debe de salir.
Este post lo comparto, esperando poder ayudar a aquell@s planners que tienen la inquietud de realizar bodas destino dentro de su país o incluso, pensando en grande, en realizar bodas destino a nivel mundial (¡síííí!) y que tomen en cuenta los siguientes puntos para evitar cualquier contratiempo:
¡Ojo con tu fee! : Una boda destino al planner le representa más costos, incluso cuando haya un acuerdo con los clientes de cubrir los viáticos del planner y el staff, mi consejo es que calcules un gasto extra siempre (ten un «colchoncito») nunca te vayas con los gastos justos porque siempre salen más.
Pregunta, pregunta y pregunta: Por más obvias que parezcan las respuestas nunca dejes de preguntar, siempre hay pequeños detalles que pueden llegar a impactar en tu logística y en los costos finales del evento. No en todos lados se hacen la cosas de la misma manera, así que cuando planees una boda destino, pregunta y comparte tu logística y procedimientos, ten buena comunicación con los proveedores (más de lo normal) para evitar sorpresas y malos entendidos.
Realiza un scouting minucioso: Sólo tendrás una o dos oportunidades para reconocer el lugar y familiarizarte, toma fotos de todo, busca fotos de otros eventos realizados en el mismo lugar te ayudará a visualizar la locación con el montaje. Cuando haces una boda destino fuera del lugar donde radicas, no podrás hacer scouting cada que lo necesites, así que será necesario que seas aún más minucioso con la visita de inspección.
Piensa en las necesidades de todos los otros proveedores: La comunicación es muy importante, y uno de los papeles principales del wedding planner es la de ver por todo el equipo, piensa todo lo que requerirá el resto del equipo, banquete, dj, florista, fotógrafo y maquillista trata de que el lugar y la logística cumpla con todas las condiciones necesarias para que puedan realizar su trabajo.
¡Repasa, repasa y repasa!: Los errores y los olvidos pueden salir muy caros. Repasa todas tus checklists y toda tu logística, idea un plan A, B, C y hasta D…los errores y olvidos en una boda destino suelen salir muy caros, por ejemplo, en la boda destino que celebramos en Valle de Bravo, olvidé las velas para los centros de mesa, las flores las llevé desde Puebla y ¡yo olvidé las velas! así que tuve que salir a buscar velas en el pueblo, los que conocen Valle de Bravo saben que es un «Pueblo Mágico» encantador pero extremadamente caro, mi error me salió 3 veces más caro, que si hubiera comprado las velas en Puebla… así que nunca está de más que repases toda tu logística una y otra vez, porque sí, los errores y olvidos salen bastante caros.
Proveedores locales: Haz alianzas con los proveedores locales durante el proceso de planeación, regresamos al punto de «Pregunta, pregunta, pregunta», pide recomendaciones a tus contactos del destino donde se llevará a cabo la boda, los proveedores locales, ya están familiarizados y te podrán ayudar en caso de cualquier inconveniente.
Disposición: Es muy importante que en una boda destino sumes al equipo a personal y proveedores que estén dispuestos a resolver que busquen soluciones a los inconvenientes. Sin duda, una boda destino te sacará de tu zona de confort, necesitas personal dispuesto a resolver y no a poner «trabas en el camino».
Para concluir, las bodas destino son experiencias de mucho crecimiento profesional, y que te sacan completamente de tu zona de confort, una vez que realices una boda fuera del lugar donde radicas, las otras bodas parecerán sencillas, y es ahí donde está el crecimiento, así que adelante, toma nota y continua creciendo y convirtiendo tus sueños profesionales en una realidad, siempre haciendo una diferencia.
Fotos by: Loview Cinematic & Doris Palma