Recomendaciones que todo Principiante Proveedor para Eventos debe saber

Actualizado: 8 de may de 2019

Nadie empieza siendo un master en la industria de eventos, todos pasamos por un caminito que nos va guiando, enseñando y preparando, todos alguna vez fuimos principiantes y con el tiempo vamos aprendiendo, ya sea porque te pones a investigar, encuentras a alguien que te ayuda o porque estas en constante capacitación.


Cuando tomé la decisión de ser parte de la industria de eventos (hace 4 años) como proveedor de Letras Gigantes, no sabía nada de ella, me enfrente a muchas cosas que gracias a mis errores garrafales de principiante me di cuenta que necesitaba NO ser tan flexibles con mis clientes.


Si tu estas empezando en la industria de eventos, aquí te comparto algunas recomendaciones que a mí desde mi experiencia me han servido:

COTIZACIÓN. El primer contacto con tu cliente es pedirte una cotización, yo te recomiendo que le envíes varias opciones entre ellas la especifica que te está solicitando, si solo te pide precios no le des vueltas, dale el precio con una nota al final donde indique que le puedes enviar opciones según el tipo de evento y entonces ya te sueltas enviándole el premium, el plata, el bronce etcétera.


CONTRATACIÓN. Y entonces el cliente te quiere contratar, ya te dijo que si, cómo le hacemos? Si no cuentas con una oficina o para tu cliente tu oficina está muy lejos, dale opciones de verse en el lugar de su evento (esto sirve para poder hacer el scouting “matas 2 pájaros de un tiro”), en un café o de hacer el contrato electrónico (ojo el contrato electrónico no tiene la misma veracidad que la firma con puño y letra) pero por favor hazlo, HAZ un CONTRATO.


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Historia: con una vez tuve y vaya que si APRENDÍ, no hice contrato, no me habían pagado, todo fue por teléfono, llego el día y la cliente no se presentó, me daban largas que en 10 minutitos llegaba, así que yo muy confiada me puse a colocar letras, espere 40 minutos y no llego!!, recogí mis cosas y me fui! Si, gaste tiempo y gasolina pero gane una GRAN experiencia. He aquí la importancia de hacer el contrato. Recuerda que al hacer el contrato deben darte anticipo.


Todos quieren las cosas fáciles y rápidas, desde mi punto de vista como proveedor no está bien permitir hacer acuerdos por teléfono o que solo te aparten con 200 pesitos y que hasta el día del evento te liquiden, no desvalores tu esfuerzo y ayúdanos a ser valorados.

COORDINACIÓN. Importantísimo, no solo con tu cliente a veces ellos no tienen los horarios exactos de de el lugar de su evento, ellos te van a decir que si a la hora que tú le digas, tienes que coordinar el horario con su planner y con el lugar. NO TE CONFIES. Y aun así el día que coloques tu producto si hay un encargado en el lugar, acércate, preséntate y confirma nuevamente tus horarios, no des una hora exacta, da un rango de hora, obvio por lo menos 4 horas antes del evento y va a depender que tanto te tardes en colocar tu producto. Desde mi experiencia con los planners que he tenido la oportunidad de trabajar desde 2 horas antes ya todo debe quedar montado.


Historia: nos tocó colocar en un lugar donde abren 6 horas antes del evento, ósea no no está abierto siempre y tampoco hay un velador… pues ahí nos tienen llegando según muy “puntuales” (8 horas antes) cual fue mi error? Claro, no coordinarme antes con el salón.


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DIFERENCIACIÓN: ya la puntualidad no es algo que te haga diferente, eso es lo que TODOS COMO PERSONAS DEBEMOS TENER así que si pensabas que la puntualidad como llegar 8 horas antes (jajaja) te hacia un proveedor diferente pues no! Y tampoco te diferencias por tener un precio bajo o alto, recuerda que las finanzas de cada quien son diferentes, cada quien valora su trabajo como cree. Cuando hablo de diferenciarnos es darle a tu producto o a tu cliente un plus, es tener esa chispa y corazón que aunque los otros se dediquen a lo mismo, cada quien lo hace diferente y se nota en los eventos.


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RESPETO: para que el cliente nos respete, primero debemos ser respetados entre nosotros. No es bonito que como colegas al contratarnos entre nosotros aceptemos que nos paguen hasta que coloquemos el producto, menos si es la primera vez y si no conoces a la persona. Ya si tu haz trabajado N veces con el mismo tendrán sus acuerdos de contrataciones.

Historia: un proveedor X (no lo conozco) me pide cotización 1 mes antes del evento, me dice que si, le mando contrato no hay respuesta, me pide mi número de cuenta le pido que primero necesitaba que leyera el contrato, no hay respuesta, un día antes del evento “confirmando las letras para mañana, ahí le pago a tus chavos”. No, por supuesto que no se las lleve. (que no te de pena decir NO). En mi caso como proveedor de letras gigantes, nos organizamos por lo menos 1 semana antes, en horarios, coordinación con planner o lugar, limpieza, pintura etcétera, decirle que si a ese proveedor X era mover toda mi planeación, siempre hay que darle lugar a los que se toman el tiempo y con tiempo te contratan.

Si queremos que nuestro clientes respeten nuestra forma de trabajar, también entre nosotros como proveedores de la industria debe existir el mismo respeto.


CAPACITACIÓN: en cada tema les hablo un poco de la importancia que tiene capacitarnos, a mi en lo personal y profesional me han ayudado mucho, si no no estaría hablándoles de este tema por medio de este blog, créanme todo esfuerzo tiene recompensa. Hay muchos cursos, talleres y congresos que te pueden ayudar para seguir aprendiendo, nunca dejamos de aprender, la industria de eventos va en constante movimiento y creciendo a gran escala. Aquí les comparto algunos:

Chispa y Corazón by Paula Abreu, ABC-Puebla, EntrenamientosXYZ , Taller de fotografía de bodas y Congreso de bodas latinoamericano.


Si estás pensando en entrar a esta industria como wedding planner, event planner, banquetero, organizador, fotógrafo, florista, dj, grupo musical, mesa de dulces, mesero, valet parking, decoración, mobiliario, etcétera, BIENVENIDO proveedor principiante, juntos lograremos que nuestros clientes sientan muchas emociones gigantes el día de su evento.

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